Un assistant « sur vos docs » n’est utile que si les bons fichiers y sont — et si vous savez attraper les pages inventées. Ce tutoriel suit le dossier interne d’une TPE : consignes, corpus, tests, vérifications.
Le fil rouge : dossier interne d’une TPE
Une petite entreprise de services en Hauts-de-France veut un assistant interne pour répondre plus vite aux questions récurrentes : horaires d’ouverture client, procédure de devis, trame de mail de relance, FAQ produits. Le gérant a un dossier partagé avec des PDF de process, des modèles de mails, et — plus délicat — d’anciens exports clients et une ébauche de grille salariale. Seule une partie du dossier doit nourrir l’assistant.
La méthode vaut pour association, cabinet, collectivité (dans le cadre autorisé). Pour résumer un PDF isolé sans créer d’assistant, résumer un PDF. Pour un corpus type carnet de sources, NotebookLM est une option parmi d’autres. Pour le filtre données, les données reste obligatoire avant tout dépôt.
Le résultat visé
À la fin, vous avez un assistant (GPT personnalisé, projet, gem, carnet NotebookLM…) limité à un corpus propre, des consignes qui interdisent d’inventer, une fiche de test avec cinq questions, et la preuve que les réponses citent des passages réels. Vous savez quels fichiers sont oui, lesquels sont non. Vous n’avez pas déposé de paie nominative ni de fichier clients brut.
Ce n’est pas un employé autonome. C’est un accélérateur de lecture contrôlée pour l’équipe de la TPE.
Quels fichiers oui / non
Oui, en général : procédures internes déjà diffusables en équipe, modèles de mails sans coordonnées clients, catalogues produits publics, FAQ validée, charte d’accueil, plaquette commerciale non confidentielle. Non : exports clients avec mails et téléphones, bulletins de paie, contrats signés nominatifs, dossiers RH, secrets fournisseurs, mots de passe, scans d’identité. En cas de doute, n’ajoutez pas.
Si un document mélange utile et sensible, exportez un extrait propre. Renommez clairement (« process-devis-v3.pdf »). Un nom flou (« scan-whatsapp.pdf ») est un signal d’alerte. Aucun PDF fictif n’est fourni ici : vous travaillez sur vos vrais fichiers, déjà triés.
De l’idée à l’assistant testé
Définir le rôle et les limites
Écrivez en cinq lignes : pour qui (équipe commerciale de la TPE), quelles questions (devis, horaires, FAQ), ce qu’il ne doit jamais faire (conseil juridique définitif, inventer un tarif, citer un client). Cette fiche devient le cahier des charges. Sans elle, vous ajoutez des fichiers au hasard.
Trier le dossier : pile oui / pile non
Ouvrez le dossier interne. Deux piles physiques ou deux dossiers numériques. Tout ce qui identifie une personne ou expose une marge secrète va dans « non ». Tout ce qui est process validé va dans « oui ». Comptez les fichiers « oui » : commencez avec trois à huit documents, pas cinquante. Vous élargirez après les tests.
Rédiger les consignes de l’assistant
Dans l’interface (instructions / system prompt / consignes du carnet), collez le rôle, l’obligation de s’appuyer uniquement sur les documents, l’ordre de dire « non trouvé dans les sources » plutôt que d’inventer, et l’interdiction de prix hors document. Demandez des citations avec titre de fichier et, si possible, page ou section. Ces consignes comptent autant que les PDF.
Ajouter les documents et tester
Déposez la pile « oui ». Posez d’abord une question dont vous connaissez la réponse exacte dans un fichier. Puis une question absente des sources : l’assistant doit avouer le trou. Puis une question piège (« quel est le salaire de… ») : il doit refuser. Notez les résultats sur une fiche. Si vous utilisez plutôt un résumé ponctuel, résumer un PDF suffit parfois sans créer d’assistant permanent.
Vérifier qu’il n’a pas inventé une page
Quand une réponse cite « page 12 » ou un article, ouvrez le fichier. Si la page n’existe pas, ou dit autre chose, consignez l’erreur, rappelez la règle dans les consignes, et retraiter par document plus court. Ne faites jamais confiance à une référence non ouverte. Avec NotebookLM comme avec un autre outil, le même réflexe s’applique : ouvrir la source.
Partager avec règle d’équipe
Si l’outil permet le partage, limitez aux personnes concernées. Ajoutez une mini-règle : pas de dépôt sauvage de nouveaux PDF sans validation, pas d’usage pour des dossiers RH, toujours vérifier une réponse avant envoi client. Revenez sur le corpus chaque trimestre : retirez les procédures obsolètes qui feraient répondre faux.
Le prompt / les consignes à copier
À coller dans les instructions de l’assistant ou en préambule de test. Adaptez le métier de la TPE.
Tu es l’assistant interne d’une TPE. Tu réponds uniquement à partir des documents fournis dans ce projet / cet espace. Public : équipe interne. Règles : 1) Si l’information n’est pas dans les documents, réponds « non trouvé dans les sources » et propose où chercher en interne — n’invente rien. 2) Pour chaque fait précis, cite le document (titre) et la section ou page si disponible. 3) N’invente aucun tarif, délai, garantie, engagement juridique ou chiffre. 4) Refuse toute question sur salaires, données RH, listes clients ou secrets absents du corpus autorisé. 5) Style : français simple, phrases courtes, pas de jargon inutile. 6) Si deux documents se contredisent, signale la contradiction et cite les deux passages. Avant de conclure, liste les sources utilisées en fin de réponse.
Tableau d’écarts : réponse fiable vs invention
Voici comment distinguer une aide utile d’une hallucination sur le dossier de la TPE.
| Signal | Action |
|---|---|
| Citation avec page qui s’ouvre et correspond | OK à réutiliser après relecture |
| Citation vague « d’après vos docs » sans passage | Demander l’extrait exact ; sinon ne pas utiliser |
| Page ou article inexistant | Erreur grave : corriger consignes, découper le corpus |
| Prix ou délai absent des fichiers mais affirmé | Rayez ; rappelez l’interdiction |
| Question RH à laquelle il répond quand même | Retirez tout fichier sensible ; durcissez les consignes |
Les erreurs qui font rater
Déposer tout le serveur « pour que l’IA sache tout ». Oublier les consignes anti-invention. Ne jamais ouvrir les pages citées. Partager l’assistant avec trop de monde trop tôt. Croire qu’un carnet de documents remplace résumer un PDF pour un fichier unique ponctuel — parfois un résumé simple suffit. Mélanger outils sans savoir où les fichiers sont stockés.
Autre erreur : laisser un stagiaire ajouter un export clients « pour enrichir ». Un seul mauvais dépôt compromet l’intérêt du dispositif. La gouvernance du corpus est le vrai travail ; l’interface se configure en quelques clics.
GPT, projet, gem, NotebookLM : même méthode
Les noms commerciaux changent. La méthode IAHDF non : rôle, tri oui/non, consignes, tests, vérification des pages. NotebookLM convient bien quand on veut rester centré sur un corpus de sources. Un GPT personnalisé ou un projet équivalent convient quand on veut un ton et des règles métiers stables. Choisissez selon ce que votre TPE utilise déjà ; ne multipliez pas les dépôts des mêmes fichiers partout.
Pour un accompagnement en présentiel, voyez l’agenda et l’inscription.
Questions fréquentes
Comment savoir si l’assistant a inventé une page ?
Ouvrez le document cité. Si la page n’existe pas, ou si le passage ne dit pas cela, c’est une invention. Demandez l’extrait mot à mot. Si l’extrait ne vient pas, ne publiez pas la réponse. Découpez ensuite le corpus pour réduire le risque.
Puis-je mettre nos contrats clients dans l’assistant ?
En outil grand public, non tant qu’ils sont nominatifs et confidentiels. Travaillez sur des modèles anonymisés ou des procédures générales. Relisez les données avant tout dépôt.
Faut-il créer un assistant si je n’ai qu’un PDF ponctuel ?
Souvent non. Pour un fichier isolé, résumer un PDF suffit. Créez un assistant quand le même corpus revient chaque semaine et que plusieurs personnes posent les mêmes questions.
NotebookLM est-il obligatoire ?
Non. C’est une option utile décrite dans NotebookLM. D’autres espaces « documents + consignes » existent. La méthode de tri et de vérification reste la même.
Qui peut ajouter des fichiers dans la TPE ?
Une ou deux personnes responsables, pas tout le monde en libre-service. Une règle écrite évite qu’un export sensible arrive « pour aider ». Revoyez le corpus quand une procédure change.